Privacyverklaring
Wie wij zijn
Het Nederlands Letterenfonds is het publieke fonds voor literatuur in het Nederlands, Fries, Papiaments en Nederlandse Gebarentaal. Het Letterenfonds is één van de zes door het Rijk gefinancierde cultuurfondsen. Het fonds draagt bij aan een belezen en creatieve samenleving waarin de rol van literatuur en van literaire makers wordt versterkt.
In opdracht van de minister van OCW is het Letterenfonds verantwoordelijk voor het bevorderen van de kwaliteit en diversiteit in de literatuur en de promotie in binnen- en buitenland. Het Letterenfonds verstrekt subsidies aan schrijvers, vertalers, uitgevers, tijdschriften en festivals en zet zich in voor een rijk en divers literair klimaat, met oog voor literair erfgoed en nieuwe ontwikkelingen in het boekenvak en de letterencultuur.
Voor deze doelstelling en voor de behandeling van subsidieaanvragen verwerkt het Letterenfonds persoonsgegevens. Degenen van wie het Letterenfonds persoonsgegevens verwerkt kunnen erop vertrouwen dat er zorgvuldig met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgaan. Of je nu een aanvrager, een geïnteresseerde volger, een relatie, vrijwilliger of bezoeker van de website bent. Jouw persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
Het Letterenfonds voldoet aan de nationale en Europese privacywet- en regelgeving. In deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Voor meer informatie over de regelgeving zie ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Om de website en het gebruik ervan te optimaliseren maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij jouw bezoek aan onze website worden opgeslagen op het apparaat dat je gebruikt om de website te bezoeken, zoals een computer, laptop, tablet of smartphone. Je leest er meer over in onze cookieverklaring.
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Wij raden je aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan jij herkenbaar bent, bijvoorbeeld hoe je heet, waar je woont of hoe je eruitziet. Denk bijvoorbeeld aan je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum maar ook een IP-adres of een cookie-identificatie.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De Stichting Nederlands Letterenfonds, statutair gevestigd aan de Nieuwe Prinsengracht 89, 1018 VR te Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Dit zijn de gegevens die wij van je vragen, ontvangen of die je zelf kunt toevoegen als je dat wilt:
Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, e-mailadres, woonadres (en woonachtig in Nederlands sinds), telefoonnummer, opleidings- en carrière gegevens en gegevens uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel: Deze gegevens verwerken wij voor zover die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van, en besluitvorming over, de subsidieaanvraag. Deze gegevens kunnen zowel worden opgevraagd van de hoofdaanvrager, mede-aanvragers maar ook van eventuele co-financiers, samenwerkingspartners, adviseurs, en het personeel dat voor een project wordt samengesteld. Daarnaast worden deze gegevens verwerkt ten behoeve van een sollicitatieprocedure.
Voor- en achternaam, instelling en websiteadres instelling en de auteur/vertaler (“aanvragers”) / voor- en achternaam en korte biografie (“adviseurs”) / voor- en achternaam, functie, zakelijk emailadres (“medewerkers”): Deze gegevens kunnen gepubliceerd worden op de website van het Letterenfonds om zichtbaar te maken en aan te tonen waar publiek geld aan bijdraagt.
Bankrekeningnummer (IBAN): Om het verrichten van een betaling mogelijk te maken – ten behoeve van een subsidieverstrekking – dienen wij je betaalgegevens te verwerken. Daarnaast ontvangen wij automatisch jouw betaalgegevens indien een betaling wordt verricht via de website.
BSN-nummer: het BSN-nummer wordt enkel verwerkt indien wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben conform de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) en dit nummer nodig hebben om onze publieke taak uit te voeren. In dit geval betekent dat het verstrekken van subsidie.
Profielfoto en videomateriaal: bij een subsidieaanvraag kan gevraagd worden om foto en video materiaal, zoals links naar online registraties. Daarnaast kan een aanvrager zelf beeldmateriaal opnemen in een aanvraag, bijvoorbeeld in een plan van aanpak. Dit is puur ter “opmaak” van de aanvraag en wordt niet beoordeeld door het Fonds. Daarnaast kan het Fonds beeldmateriaal publiceren op haar website met toestemming van de rechthebbende(n).
Voorkeuren: je kunt zelf aangeven of je wel of niet de digitale nieuwsbrief wilt ontvangen over allerlei aangelegenheden die verband houden met het Letterenfonds, waaronder de diensten. Deze nieuwsbrief stemmen wij zoveel mogelijk af op jouw voorkeuren. Voor verdere informatie over onze nieuwsbrief, zie het kopje “nieuwsbrief”.
In zeer uitzonderlijke gevallen worden strafrechtelijke of bijzondere persoonsgegevens verzameld. Dit gebeurt alleen als dit wettelijk toegestaan is en noodzakelijk voor een verwerking. Bijvoorbeeld in het kader van subsidieprogramma’s die gericht zijn op de bevordering van bepaalde minderheidsgroepen.
Op grond waarvan mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?
Stichting Nederlands Letterenfonds moet het gebruik van jouw persoonsgegevens kunnen baseren op wettelijke grondslagen. Een daarvan is dat wij deze persoonsgegevens nodig hebben om een overeenkomst met jou te sluiten en deze uit te voeren. Dit geldt in geval van subsidieverstrekking voor een project en de uitvoering van onze publieke taak.
Daarnaast mogen wij jouw persoonsgegevens gebruiken als wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben. In het kader van dit gerechtvaardigd belang vragen wij jouw naam, woonplaats, e-mailadres en adresgegevens. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om jou als persoon te identificeren, om serviceberichten omtrent jouw subsidieaanvraag te sturen zowel per post als per mail, om je te benaderen ten behoeve van onderzoek van het effect van de publieke taak en de effectiviteit van subsidieregelingen. Bovendien verwerken wij deze gegevens op het moment dat bezwaar, beroep, een klacht en/of overig formeel verzoek (bijvoorbeeld een WOO-verzoek) wordt aangevraagd.
Ook kunnen wij ons beroepen op een wettelijke grondslag. Als overheidsinstantie dient het Letterenfonds namelijk zo transparant mogelijk te zijn over de wijze waarop zij haar taken uitvoert die aan haar zijn toegewezen. Gelet hierop publiceert het Letterenfonds op haar website kerngegevens over de gesubsidieerde projecten (conform de Wet Open Overheid). Het gaat dan om de naam van de hoofdaanvrager, de titel van de aanvraag, de instelling, het websiteadres van de instelling en (eventueel) de publiekssamenvatting van het project (of een korte biografie). In sommige gevallen worden tevens de namen van eventuele mede-aanvragers/vertalers en co-financiers vermeld.
De laatste grondslag waarop wij ons op kunnen beroepen is toestemming. Zo sturen wij jou alleen onze nieuwsbrief wanneer jij uitdrukkelijk hebt aangegeven deze te willen ontvangen (zie het kopje “Nieuwsbrief”). Ook bepaal jij of je toestemming geeft voor het plaatsen van tracking cookies en daarmee of je gepersonaliseerde reclame ziet (zie hiervoor onze cookieverklaring). Daarnaast maken wij (indien je hiervoor toestemming hebt gegeven) profielen aan zodat we de nieuwsbrief voor jou kunnen personaliseren en jouw gegevens kunnen analyseren om onze dienstverlening te verbeteren. Dat doen wij door persoonsgegevens uit verschillende bronnen met elkaar te combineren. Wij verwerken daarbij géén gevoelige gegevens zoals locatiegegevens. Deze toestemming kan je altijd intrekken, zie hiervoor ook het cookiebeleid.
Tot slot zijn niet alle gegevens die wij verwerken herleidbaar naar jou. Voor onderzoek naar subsidieaanvragen, procedure en de afhandeling van formele verzoeken om de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen verbeteren, worden enquête resultaten anoniem verwerkt.
Nieuwsbrief en informatie
Veel interessante informatie is te vinden in onze nieuwsbrief. Wij proberen aan de hand van jouw profiel de inhoud van de nieuwsbrief zoveel als mogelijk af te stemmen op jouw interesses. Voor het versturen van de nieuwsbrief gebruiken wij, indien je hiervoor toestemming hebt gegeven, jouw voor- en achternaam, e-mailadres, organisatie en de voorkeurstaal (NL of ENG).
Wanneer je de nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen, dan kun je je kosteloos uitschrijvens middels de link die onderaan elke nieuwsbrief staat, de zogenaamde “opt-out”.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren je gegevens in ieder geval zolang je bent aangemeld voor de nieuwsbrief.
De gegevens omtrent subsidie aanvragen bewaren wij zeven (7) jaar na afsluiting van het dossier. Als het gaat om subsidies die vallen onder de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV) of de de-minimisverordening is de bewaartermijn tien (10) jaar na afsluiting van het dossier. Na afloop van deze periode worden de aanvraagdossiers overgebracht naar het Nationaal Archief conform de bewaartermijnen zoals benoemd in de Archiefwet.
Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht of vanwege ons gerechtvaardigd belang. Zo verplicht fiscale wet- en regelgeving ons om bepaalde financiële gegevens 7 jaar lang te bewaren. Informatie over de afwikkeling van vragen of klachten wordt maximaal twee (2) jaar na afwikkeling daarvan bewaard. Klachten die betrekking hebben op de taakuitvoering met betrekking tot het openbaar gezag worden vijf (5) jaar bewaard. Voor documentatie betreffende WOO en/of AVG-verzoeken wordt een bewaartermijn van vijf (5) jaar gehanteerd. Daarna worden de gegevens vernietigd.
Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden geven zonder jouw toestemming, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Er zijn een paar uitzonderingen.
Zo zijn een aantal partijen betrokken bij de werkzaamheden van het Letterenfonds en om die reden een rol spelen bij de verwerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan een andere overheidsinstantie (zoals het ministerie van OCW), de Belastingdienst, een toezichthouder of een samenwerkingspartner. Dit zijn de zogenaamde “verwerkers”. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin precies is omschreven welke persoonsgegevens voor welk doel mogen worden verwerkt. Voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de “betrokkenen”) geldt dat het Letterenfonds altijd het aanspreekpunt is als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.
Tot slot kan het zo zijn dat jij ons toestemming hebt gegeven jouw surfgedrag en voorkeuren te delen met derden. In dat geval is het mogelijk dat wij jou informatie geven of aanbiedingen doen als je de website van een derde partij bezoekt. Daarbij delen we geen andere persoonsgegevens dan jouw IP-adres.
Wat doen wij aan de beveiliging van jouw persoonsgegevens?
Wij maken gebruik van systemen en standaarden om je persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.
Wil je jouw persoonsgegevens inzien, overdragen, veranderen of verwijderen?
Je hebt het als betrokkene de volgende rechten:
het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van je persoonsgegevens;
het recht om je persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)
het recht om je persoonsgegevens te wijzigen;
het recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd;
het recht om je gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer je je toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heb je niet altijd; er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn; en
het recht op beperking van de verwerking.
Als je jouw persoonsgegevens wilt laten aanpassen of verwijderen, dan kan je hierom verzoeken per e-mail naar privacy@letterenfonds.nl. Om te voorkomen dat derden gegevens over je zouden willen inzien en wij jouw identiteit kunnen bevestigen, dien je jouw aanvraag te vergezellen van een kopie van jouw geldig identiteitsbewijs.
Wij zullen verzoeken in verband met deze rechten binnen één maand afwikkelen, maar hebben het recht om die termijn naar 2 maanden te verlengen. Wanneer we dat doen, zullen we dat op tijd aan je laten weten. Realiseer je dat een verzoek niet altijd kan worden toegestaan. Mochten we een reden hebben om niet aan je verzoek te (kunnen) voldoen, zullen we je daarover uiteraard informeren.
Bezwaar tegen de verwerking en klachten over de wijze van verwerking
Je hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Voor het gebruik van cookies kan je dit zelf wijzigen (“toestemming intrekken”), zie hiervoor ook onze cookieverklaring. Voor overige verzoeken mag gemaild worden naar privacy@letterenfonds.nl.
Als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, helpen we je graag verder. Je kunt ons per mail bereiken of per post via Stichting Nederlands Letterenfonds, Nieuwe Prinsengracht 89, 1018 VR te Amsterdam.
In het geval dat we het niet eens worden, kun je een klacht indienen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming mevrouw mr. Els Doornhein (edoornhein@devos.nl) en/of bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je daarover meer informatie.
Websites van derden
Deze privacyverklaring is van toepassing op deze website. Dus niet op websites, apps en/of (sociale) mediaplatforms van derden die naar onze website doorlinken of waarnaar wij op onze website verwijzen. Wij kunnen je niet garanderen dat deze andere websites, apps en/of platforms op een betrouwbare en veilige manier met jouw gegevens omgaan. We raden je daarom ook altijd aan om het daar toepasselijke privacybeleid goed door te nemen.
Functionaris Gegevensbescherming
Om de naleving van de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het beleid van de Autoriteit Persoonsgegevens zoveel mogelijk te garanderen, is door het Letterenfonds een externe Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld: mevrouw mr. Els Doornhein van De Vos & Partners Advocaten, Van Miereveldstraat 13, 1071 DW Amsterdam.
Mevrouw Doornhein is te bereiken via: edoornhein@devos.nl.
Wijzigingen
We raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen omdat wij deze van tijd tot tijd aanpassen. Zo blijf je steeds op de hoogte van de meest actuele stand van zaken over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens gebruiken en beschermen.
Suggesties
Wij vertrouwen erop je met voorgaande informatie meer inzicht gegeven te hebben hoe wij omgaan met jouw gegevens. Jouw suggesties om de zorgvuldigheid te verbeteren, ontvangen we graag via privacy@letterenfonds.nl.
Laatste versie: 13 maart 2026